ある程度経験を積んで仕事を任されるようになってくると、今回の質問のように仕事に追われてしまうことがあります。どうしたら乗り越えられるのでしょうか。

この場合、まず取り組んでいただきたいことは、自分の仕事の棚卸を行う、ということです。仕事をするうえで大切なことの一つは、今行っている自分の仕事をきちんと把握することです。把握していないと次のような問題が起こります。

・優先順位がつけられない
・時間がとられて成果が出ない
・無理・無駄・ムラが生じる

自分の仕事が整理されていないと、何を優先順位高くやらなければいけないのか、ということがわかりません。そうすると、とりあえず目の前にある優先順位の低い仕事や自分がやりやすいことから始めてしまう、ということになります。

結果として、仕事を抱え込み、すべてが中途半端な状態になり、時間をかけるも成果が出ない、ということになってしまうのです。仕事を把握していないということはつまり、自分の時間をコントロールできていない、ということです。

時間は他のものと交換することができません。蓄積もできませんし、他の人と貸し借りもできません。24時間は誰もが一緒です。ですから、限りある時間を上手に使うために、自分自身の時間のコントロール（管理）が重要になってくるのです。

ところが人間は無意識のうちに時間を無駄遣いしてしまうことがあります。時間管理ができていないと、色々なことに追われて、重要なことだけでなく重要でないことにまで多くの貴重な時間が奪われていくことになります。

仕事を棚卸していない人は、現状の仕事に新しいことをそのまま上乗せして取り組みます。残業や休みの日を使ったりして、120％の仕事をこなそうとするのですが、自分のやりやすいことややりたいこと、優先順位が低い仕事に集中してしまって、その分大切なことが抜けてしまったりします。

仕事の棚卸をしている人は、まず現状の仕事の中身を見直します。後回しに出来ることや他の人にお願いできることなどを整理し、空いた時間をつくります。そこに新しい大切な仕事を組み込みます。全体の量は100％で変わりませんから、優先順位の高い本来やるべきことに集中できるのです。

残業の日数を増やすのではなく、仕事の中身を変えていくこと、優先順位をしっかりとつけていくことで自分の時間をコントロールできます。

① 今はやらないこと
② 減らす・改善すること
③ 誰かに任せる

仕事の中身を整理することによって生まれた時間に、新しい仕事を入れていくことができるようになります。

前述したように、時間は24時間誰もが平等です。限りあるこの時間を最も重要な事柄に集中することが何より大切です。そのためには、仕事の棚卸を行い、現状を把握し、分析し、決定することが必要になります。また、仕事の棚卸で気づいたこと、感じたことは実践に移すためにも段取りと振返りの継続が重要になってきます。

仕事に追われるからこそ、棚卸をする時間がもったいない！と考えがちです。棚卸をする時間があればと、そこに仕事に充ててしまうのです。だから余計仕事に追われることになるのです。

仕事において優先順位が一番高いのは、仕事の棚卸と段取り振返りです。そこに気づかず、優先順位の低いものからしてしまって、自分の時間をコントロールできなくなって仕事に追われてしまう人が大勢います。

追われている人、仕事でいっぱいいっぱいになっている人ほど棚卸をお勧めします。はじめはうまくコントロールできないかもしれません。ですが、やり続けていくと必ず優先順位が見えてきて自分の時間をうまくコントロールできるようになります。仕事の棚卸を始めてみましょう。

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