各税法で原則紙での保存が義務づけられている帳簿書類について、一定の要件を満たした上で電磁的記録（電子データ）による保存を可能とすること及び電子的に授受した取引情報の保存義務等を定めた法律です。
電子帳簿保存法上、電磁的記録による保存は、大きく３種類（電子帳簿等保存・スキャナ保存・電子取引）に区分されています。

取引先から取引関係書類をメールやWebサイトで受け取っている場合、
→電子取引への対応（義務化）
対象書類：請求書・見積書・契約書・領収書

取引先から取引関係書類を紙で受け取っている場合、
→スキャナ保存への対応（任意）
対象書類：請求書・見積書・契約書・領収書

国税関係帳簿・決算書類を紙で管理している場合、
→電子帳簿等保存への対応（任意）
対象書類：国税関係帳簿・決算関係書類

◎国税関係帳簿データ
（仕訳帳、総勘定元帳、売掛帳、固定資産台帳、現金出納帳など）

◎国税関係書類
・決算関係書類データ（貸借対照表、損益計算書、試算表など）
・取引関係書類（自己が作成した書類の場合）
　データ）請求書（控）、領収書（控）など

◎国税関係書類
・取引関係書類（自己が作成した書類の場合）
　紙）請求書（控）、領収書（控）など
・取引関係書類（取引先から受領した書類の場合）
　紙）請求書、領収書など

メール添付、WEB送受信、FAX、EDI、電子契約

税務調査の際には、調査担当者からのダウンロード要請に応えることができる場合、すべての検索要件が不要です。

2023年12月31日までは、電子取引であっても出力書面の保存をもって電子データの保存に代えることができます。
この宥恕措置は適用期限の2023年12月31日で廃止されます。

電子取引の電子データ保存への移行が「相当の理由により」できなかった者については、電子保存データを書面に出力し、かつ、電子データをダウンロードできるようにしておけば、検索要件は不要となります。（期限なしの猶予措置）

電子取引でやり取りしている種類を洗い出し、媒体別に区分し、データ形式を把握しておきましょう。
交通系ICカードの利用履歴やスマホのスクリーンショットも電子取引に該当します。

税務署の調査官が要求した取引を画面で日付、金額、取引先名を指定してデータ検索可能な状態にして閲覧ができる状態にしておきましょう。
データの保存先は社内でルール決めをし、ファイル名に「日付、金額、取引先名」を付けるなどの工夫をしましょう。

専用のシステムを開発・購入するには高額なIT投資が必要ですから、中小企業の場合は初期投資が少ないクラウドサービスの利用が適しているでしょう。

電帳法に対応したシステムを利用すれば安心ですが、電子取引の原本データを社内で管理する場合は、経理のパソコンやファイルサーバーに書類ごとにフォルダを設定して一元的に管理する必要があります。

電子取引のデータの保存の仕方や、運用管理のルールについては新しく規定する必要があります。国税庁のWebサイトに、法人用と個人事業主用の「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」のひな型がWord形式で掲載されていますので、ダウンロードして参考にしてください。

電子取引データ保存はまもなく対応が必須になります！
早め早めの準備をするようにしましょう！
詳しくは当事務所までご相談ください！