安全管理の世界には「ハインリッヒの法則」という有名な言葉があります。
1件の重大な事故の背後には29件の軽微な事故があり、さらにその下には300件の「ヒヤリハット」が存在するというものです。
これは管理業務でも同様です。

この300件の段階で「なぜそのヒヤリが起きたのか」を12の要因から分析し、芽を摘むことが究極の対策となります。

最初のグループは、知識や情報の伝達に関連するエラーです。

マニュアルの整備や多能工化（業務の属人化解消）を進め、知識不足を補うとともに、チャットツール等での「連絡の活性化」で状況認識のズレを防ぎます。仕組みとしてはダブルチェック体制の構築も重要です。
中小企業において管理部門の人員を少人数で賄っている場合、１つの業務を１人体制で完結しがちです。

人間には、手間を省きたい本能や、突発的な事態への反射的な反応があります。

「心理的安全性の確保」が鍵です。不安全なショートカットを互いに指摘し合える雰囲気をつくり、手順を飛ばすメリットをなくすシステム（仕組み）による制御が効果的です。

脳の認識ミスや、身体的なコンディションによる要因です。

「見える化」と「ジョブローテーション」が有効です。異常値に色がつく設定にしたり、休憩を挟んで作業を入れ替えたりすることで、脳の鮮度を保ちます。

管理部門のミスの原因を「本人の意識」に求めてしまうと、隠蔽や萎縮を招き、結果として重大な事故を誘発します。

「安全とは、偶然に得られるものではなく、不断の努力と仕組みによって創り出すものである」
この原則を管理業務にも取り入れ、事故ゼロ、そして信頼されるバックオフィス体制を構築していきましょう。
ぜひ一度、部内で起きた「ヒヤリ」とした事例を12分類のどれに当てはまるか話し合ってみてください。

経理業務を中心とした管理部門業務改善のご相談は、G.S.ブレインズ税理士法人「財務コンサルティング部」までお気軽にご相談ください。