前回は「仕組みづくり」の大切さを見てきました。

仕組みが無いと各店舗でバラツキがおきます。このバラツキが問題を引き起こすのです。仕組みが無いと、店舗が増えれば増えるほど問題も増えることになるのです。今回も仕組みづくりについてみていきましょう。

改めて仕組みとは何かというと
・何をすればよいのか
・誰がすればよいのか
・いつすればよいのか
という「ルール」を決め、「ルール化」し「見える化」することが「仕組み」です。誰もが「ルール」に沿って行えるようにすることです。

また、行っていることをどう確認するのか、出来ていない時にどう改善するのかの「ルール」も決めることが大切です。（図１）

ただ、この仕組みは最低限皆が守らなければならないことにすることです。何から何まで「ルール化」することではないのです。

最低限必要な仕組みは「採用に関する仕組み」、「定着に関する仕組み」、「教育に関する仕組み」です。

これらの仕組みづくりをする中で大切なのは今社内にある財産を活用することです。

全てを一から新たに作成するのではなく、今使われているルール・ツールや以前使われていたルール・ツールを活かすことの方が仕組みの運用・定着がしやすいです。

最初に今あるルールやツールを整理してみましょう。

その上で必要な仕組みを整理していくことです。

仕組みを作る際には同時にツール＝帳票類も整理していくことです。

仕組みは「ルール」と「ツール」で成り立っています。「ツール」である帳票類が整理されていないと仕組みが機能しなくなります。（図４）

（図４）のように合わせて「帳票類」を整理することです。また、帳票類の改編する際の流れをルール化することも合わせて行うと効果的です。

仕組みは運用されて定着することで成果につながります。

その際に大切なのは「教育」です。なぜこうするのか、なぜこうやるのかという「なぜ＝目的」を常に意識させることです。そのためには「教育」が必要になります。運用定着の鍵は「教育」です。（図５）