多くの方からいただいているご質問にお答えしていきます。

人が入れ替わっても、時間が経ってもルールを守り継続するために大切になるのは「仕組みにする」ということです。では、仕組み化されていないと、どのようなことが起こるでしょうか？

仕組み化されていないと次のようなことが起こります。

①気づけばやらなくなっている
②やる人とやらない人に分かれる
③人が入れ替わるとやらなくなる

結果として決めたことが続きません。ですから、決めたことをみんなでやり続けるためには、仕組み化することが大切なのです。

では、どのように仕組みにしていけばよいのか、具体的な仕組み化の手順をみていきましょう。以下の順番で進めていきます。

皆でやること、守ることが見える化、つまり、言葉で表されている必要があります。案外、ミーティングや会議で伝えていて、その時はみんな分かっているけれど、文章や言葉に残っていないというケースは多いものです。そうすると自然とやらなくなってきてしまいます。まずは、皆でやるべきことを言語化・文章化しましょう。

やるべきことを言語化・文章化したら、次はそれを、ルール化し、その時に必要な帳票やツールがあれば作成していきます。
ルール化するとは、やるべきことをいつ確認するか、誰が確認するか、何を確認するか、この３つを具体的に決めることです。ルール化とツール化、この二つを動かしていくことで仕組みは出来上がります。

仕組みが維持されているか確認・振返りを定期的に行います。この確認・振返りもルール化します。いつ、誰が、どのように確認・振返りをするか決めて、必要があればツールを作成します。また、よりやりやすいように仕組みは改編していきます。オススメは年に1，2回内容を見直しましょう。

以上のように、みんなでルールを守り継続するためには、仕組み化をすることです。

仕組み化とは、ルールとツールこの2つを動かしていくことです。仕組みにすることで初めて人が入れ替わっても守り続けます。時間が経ってもやり続けられる組織になります。ぜひ取り組んでいただければと思います。

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