電子取引データのデータ保存には大きく２つのことを求められています。「可視性の確保」と「真実性の確保」です。

可視性の確保とは、モニタや操作説明書の備付けと検索要件の充足で、真実性の確保とは、不当な訂正削除の防止に関する事務処理規定の制定と遵守です。要するに取引データをPCで検索できるようにしておくのと、データの訂正や削除をする際の規定を作っておきなさい、ということです。

ただし、検索要件については、2課税年度前の売上高が5,000万円以下か、電子取引データをプリントアウトして日付及び取引先ごとに整理してあり、電子取引データの「ダウンロードの求め」に応じることができるようにしていれば不要です。

電子取引データの保存の要件を満たせない場合でも「猶予措置」が設けられていて、その要件は「ルールに従って電子取引データを保存することができなかったことについて、所属税務署長が相当の理由があると認める場合」と「税務調査等の際に、電子取引データのダウンロードの求めか、電子取引データを印刷したものの提示や提出の求めに応じることができるようにしている場合」を満たしていることです。ちなみに「相当の理由」について事前申請等は不要です。

つまり、「人手不足」「資金不足」「システム整備が間に合わない」等のできない理由の準備と、電子取引データを消さないように保存しておけば、現状最低限、電子取引データの保存については大丈夫ということになります。

ただ、経理のICT化・DX化は生産性UPにも繋がります。電子帳簿保存についても、自社のタイミングでルール策定やシステム改修をご検討ください。