計画した予算に基づき毎月の予算と実績数値を比較検討し、今後の打ち手や対策を検討する「予算実績管理」をしっかりと軌道にのせ「PDCAサイクル」をよりスピーディーにまわすことで会社は大きく成長します。

しかしながらこの「予算実績管理」の仕組みが不十分な中小企業が多いのも現実です。
「予算実績管理」がうまく機能している会社では、以下に記載する経理体制の【３つの壁】を乗り越え、正確かつタイムリーな数値情報が作成・提供されているという共通点があります。

「予算実績管理」を円滑に進めるための経理体制の【３つの壁】を理解し、自社の現状を捉えたうえでステップを踏んで改善へと進めていきましょう。

会社の規模がそこまで大きくない段階では、経理や会計入力を担うスタッフを採用する余裕がないケースや、社員一人を抱えるほどのボリュームはないといったケースも多いでしょう。

また現金や通帳を取り扱うことからまだ任せるのは早いとお考えのケースや、取引先情報や社員の給与情報も扱うことも含め社長自らが経理業務を行うという場合には、営業や現場実務が優先となり、経理業務が後手に回るという状況が散見されます。

こうした状況を改善すべく、会計事務所としても以前から記帳代行サービスや経理代行サービスを用意し、会社の事務負担を減らすための代行業務を実施しています。

まずは社長自身の経理業務や入力業務に関する負担を極力取り除き、社長が社長としての役割・業務に専念できる体制を構築しましょう。
記帳代行サービスや経理代行サービスを活用することによる「時間の創出」は、まさに経営に必要なタイムマネジメントのひとつです。

しかしながら記帳代行サービスは、通常１カ月単位や数カ月単位の領収書や請求書をお預かりし、まとめて入力するというサービスのため、リアルタイムで経営数値や経営指標が分かるという状況にはなりません。

この状況を改善するためには、会社成長の次のステップとして自社で会計入力を完結させる必要があります。ここに２つ目の壁として記帳代行から自計化への移行の壁が存在します。

では、記帳代行から自計化への壁を乗り越えるためにはどのようなステップを踏めばよいのでしょうか。

以下順に説明していきます。

記帳代行を利用している際には、自社で会計ソフトを入力することもなく、入力後の結果として毎月の損益状況や資産負債の状態を表した「月次試算表」を会計事務所から受け取られていたかと思います。

自計化に際しては複式簿記による帳簿記入を行う必要があり、これは会計ソフトへの入力により行います。そこで会計ソフトを導入する必要が生じます。（消費税の計算などもありエクセルなどでは難しいかと思います）。
会計ソフトの機能やコストは様々ですので、会計事務所に相談して進めるのがベストかと思います。その際は税務申告に使うことだけでなく、「予算実績管理」をも出口としている点を意識しておきましょう。

次に入力担当者（経理スタッフ）の採用が必要です。

先に記載の通り、ここで社長自身が入力するということも考えられますが、社長は社長の仕事に専念するという仕組みを構築するために入力担当スタッフを設けるとういう前提で自計化を計画しましょう。簿記の知識は多少必要ではありますが、外部から採用することだけが方法ではありません。社内スタッフに話をしてみたところ、実は簿記の資格を持っていたとか、やってみたかったというケースが多くあります。まさに灯台下暗しですね。

またアルバイトやパートスタッフのかたの一部時間の活用や、最近では在宅勤務制度を利用して子育て中のスタッフが経理業務の一部に参加するといったケースも多く見られるようになってきました。

会社の状況に応じ、多様な方法を検討していきましょう。

記帳代行から自計化への移行に際し、最もハードルが高いのが自社入力の【仕組みづくり】です。今までは揃えた資料を会計事務所へ渡すだけというケースが多かったかと思います。これをタイムリーな入力へと切り替え、月次決算の早期化に向けた仕組みへと変えていく必要があります。

取引の流れに合わせた入力ルールと期日を設け、社内での証憑書類の提出ルールを明確にしていくことのほか、場合によっては社外の取引先や委託業者への協力をお願いするケースも出てきます。毎月の業務スケジュールを「見える化」し、滞りなく実施していくことがポイントになります。

また「予算実績管理」の円滑化を出口とした場合、入力に際しても予算立案時の勘定科目にあわせて会計処理をしていく必要があります。このため【勘定科目処理基準】を整備し、入力処理の基準を整備することが重要です。この部分も含め、自計化に向けたルールの整備【仕組みづくり】を円滑に進めるのはコツがありますので、お気軽にご相談ください。

自計化に際して、会計ソフトに仕訳を打ち込む方法（手入力）ではなく、複数のシステムとの連携を図り、可能な限り仕訳の取込みを行う方法がここ数年で加速しています。これを「自動化」と呼んでいます。

例えば預金入力に関して銀行ネットバンキングとの連携を図りデータを取り込んだうえで部分的に仕訳の修正を行うといった方法や、給与システムや経費精算システムとも連携を図り、別システムで作成した情報を会計ソフトに取り込んでいく方法などが一例です。

従来の伝票手入力に比べ、圧倒的な時間の削減が見込めるほか、場所を問わずに業務の実施が可能など非常にメリットのある方法です。
これから導入される方はこの「自動化」も意識したうえで会計ソフトを選定されるとともに、実施する担当者にシステムの利用・連携に関する拒否反応がないよう導く必要があるかと思います。

かつてネットバンキングが一般的になる以前は、毎月取引先銀行のATMへ通帳記帳に出向くのが経理担当のルーティン業務で、後日記帳された通帳を見ながら会計入力をするというのが一般的でした。今にして思えば、移動時間や記帳の待ち時間・通帳を持ち歩くリスクやその後の会計手入力も非効率であったと感じますが、会計入力業務も進化し続けています。変えるべき部分は成長に向けた変化を促していきましょう。

また自動化（クラウド連携）は、会計入力だけではなく「予算実績管理」ツールとしても連携サービスが登場しています。会計ソフトで試算表が仕上がったのちに「予算実績管理」の運用はエクセル利用という部分が大きく変わり、「予算実績管理」ツールとの連携により、ほんの数分でデータ連携が可能です。

「クラウド型会計ソフト」から「予算実績管理システム」へのスムーズなデータ連携により、予算実績会議の資料作成時間は大幅に削減され、出来た資料を活用した「分析」や「打ち手の検討」などの「意思決定」に力を注ぐことが可能です。
こちらでお悩みの方もご相談ください。

以上「３つの壁」を乗り越えて、「予算実績管理」により「利益」を①「決めて」、②「守り」、　③「活かす」。
これを【成長の３ステップ】と呼んでいます。

【成長の３ステップ】を３年継続して下さい。間違いなく会社は大きく成長します。
「予算実績管理」から「成長の３ステップ」の継続で「成長企業」へ。

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