面談は以下の３つに分類されます。

例：１ｏｎ１面談　など
定期面談は、月１回や週１回といった頻度で定期的に行う面談のことです。
不定期面談は、部下のモチベーションが下がっていると感じたときや元気がないときに、軽く声をかけて「なにかあった？」と状況に応じて行う簡単な面談のことです。

定期的な面談を実施することで、部下の変化に気付くことが目的です。部下が常にモチベーションを維持していれば問題ありませんが、実際には良い時も悪い時もあるものです。定期的な面談を行うことで、そうした変化にいち早く気付くことが出来ます。早めに気付くことで、先手を打って適切な対応を取ることが出来、解決にむけてスムーズに進みやすくなります。

この取り組みを通して、部下との信頼関係構築に繋がります。また日々の行動を振り返ることで、来月以降の目標設定にも活かせるようになります。

定期・不定期面談を効果的に進めるためには、部下の状況に応じて進め方やコミュニケーションの取り方を工夫することが大切です。

例えば、モチベーションが高い部下に対しては、「何が出来ているか」「何が課題か」を自ら考えさせ、気付きを促すアプローチが有効です。その上で、次の目標を自分の意思で設定出来るよう促します。
しかしながら、モチベーションが下がっている部下に同じアプローチを取ると逆効果になりかねません。そのような部下の場合は、まずは相手の話に耳を傾け、答えを出そうとせずに受け止める姿勢が大切です。傾聴しながら相手の気持ちを落ち着かせることを心がけましょう。

部下の状況に応じて面談のアプローチを変えることで、より効果的な面談を進めることができます。

例：人事考課面談　など
年１回、半期に1回など、会社で定めた期間ごとに実施する面談です。

会社で決定した評価結果とその評価の理由を部下に理解してもらうことです。さらに、出た評価結果を踏まえて、来期や下半期に向けてどのような行動を取っていくかの目標を設定し、その達成を促進することです。

育成面談を効果的に進めるためには、「この場で全てを伝えようとしていないか」「伝え方がダメ出しばかりになっていないか」を意識することが重要です。
よく聞く話として、日頃の定期面談が十分に行われていない場合、育成面談が部下と向き合う唯一の場となりがちです。そのため、普段言えないことをこの機会に全て伝えようとしてしまいます。また、部下の成長を想って伝えているつもりのフィードバックが、結果的にダメ出しになり、部下のモチベーション低下につながることもあります。

そのため、日々の定期面談と育成面談をセットで考えて行うことが大切です。育成面談は会社として決めた評価結果を伝える場であり、その結果を部下がしっかり受け止め、「明日からまた頑張ろう！」と前向きな気持ちになることが出口です。そのためには、日頃から部下とコミュニケーションを取り、良い点や課題点について適切に伝えておくことが効果を発揮します。

例：クレームや事故発生時の面談　等
何か問題が起きた際に今後起きないよう是正するための面談です。

問題が起きた事象を正しく捉えてもらうことです。また今後同じような問題が起きないよう、部下自身が自分で行動内容を決めて、改善意識を持つよう促すことです。

問題解決面談を効果的に進めるためには、「茶化さない」「ふざけない」ということが大切です。本人と真剣に向き合う中で、こちら側が最後に軽い態度を取ってしまうと、それまでの話が全て台無しになってしまいます。最初から最後まで一貫して真剣な姿勢で向き合うことが重要です。

面談には全て目的があります。それぞれの特徴を捉えながら面談の進め方、部下との向き合い方を見直していってください。

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