お店をよりよくしていくために会議を行うことは大切です。ただ、会議のやり方次第では成果がでたりでなかったりします。また時間だけ取られて終わってしまうこともあります。効果的な会議にするために、どうしたらよいのかを考えてみましょう。

成果へ結びつく会議にするためには「決める会議」にすることです。言い換えるならば何かしら何をするのかを会議で決めることです。

決めない会議では当たり前ですが成果はでません。ただ会議をおこなうだけではうまくいかないことも多々あります。例えば参加者の時間がとられる。会議の時間がかかりすぎる。意見がでない、または特定の人が一方的に話す。結論がでない等です。これではせっかく会議をしてもあまり意味がないのです。

繰り返しですが、効果的な会議にするためには「決める＝決定する」こと「結論を出す」ことなのです。

効果的な会議にするための進め方とポイントをみていきましょう。

まず大切なのは会議前に「事前準備」をすることです。会議で話し合う内容を決めることです。

①～⑤を決めることです。決めたならばレジメという形で見える化することです。

次に告知します。事前に参加者に、先ほどの①～⑤を伝えておくことです。レジメにしたならばレジメを共有することです。事前に共有することで、理解したうえで会議に参加できます。すると会議がスムーズに進みやすいのです。

会議当日のポイントも見ていきます。

最初に大切なのは「１．時間通りにはじめる」ことです。時間通りにはじめないと、会議で決めたことを守らなくてもよいと感じさせてしまうのです。会議を時間通りに行わないという些細なことでうまくいかなくなるのです。必ず時間通りに始め、時間を変えるときには改めて参加者に伝えることです。

次に「２．今日の（会議）内容」を伝えます。レジメを事前に配布したとしても改めて会議内容を共有します。

そして、「３．議事録担当者を決める。」ことを行います。議事録を残さないと会議で決めたことを忘れてしまうようになります。

「４．テーマについて話し合う。」を行います。ここでのポイントはこれからの取り組みについて意見を出し合うことです。例えばテーマが接客力向上とします。このときに「うちの店舗はなぜ接客が弱いのか」で話し合うと意見がネガティブになります。できない理由や言い訳がでてくるのです。このように原因についてではなく、これからの行動について意見を出してもらいます。「どうしたらうちの店舗の接客力があがるだろうか？」と今後の行動について意見を出してもらうことです。そうすると会議も時間が短く結論を出すことができます。そして、意見は参加者全員一人ひとりの意見を出してもらうことです。

「５．各自の意見を紙に書いてもらう。」ことです。テーマについていきなり意見を発表してもらうのではなく、メモ帳や付箋紙に意見を書いてもらいます。「どうしたらうちの店舗の接客力があがるだろうか？について自分の意見を紙に書いて」と書くことを促します。いきなり口頭の発表だと最初の人の発表に同調してしまうことが多いのです。または特定の人しか発表しないことになったりします。すると会議に参加している意味が薄れてしまうのです。

次に「６．各自の意見を発表してもらう。」ことです。発表してもらう時のポイントは絶対に周りの人が否定しないことです。「それは違うな」とか「考えが浅い」等を言ってしまうとそれで終わってしまうのです。次から意見が出なくなります。否定ではなく質問することです。「もっと具体的に言うとどうかな？」「他の進め方はどうだろうか？」等です。否定せずに考えさせていくことです。

「７．結論を出す。店舗・部門・個人」を行います。お店として何に取り組むのかを決めます。次に個人＝参加した一人ひとりが自分は何をするのかを決めて発表してもらいます。店舗の取り組みだけだと誰かがやってくれるだろうになりやすいのです。他人事にせず自分事として取り組むようにすることです。

最後に「８．議事録を渡す。」ことを行います。議事録担当者が作成した議事録をコピーして渡す、データで渡す等、何かしらの形で参加者に共有します。議事録は日時・参加者・テーマと結論だけで構いません。大切なのは何が決まったかです。あまり議事録の内容を多くすると議事録を作ることが大変になり継続しないのです。議事録＝決定リストを作成し共有すると便利です。そして、次回の会議で進捗を確認します。

会議はちょっとしたポイントで成果でます。是非今回の内容を参考に自店舗・自社の会議をより成果の出る会議に変えていきましょう。

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