皆さまこんにちは。成長支援コンサルティング（株）の鈴木と申します。
新型コロナウイルスの感染拡大の勢いが収まる気配がなく、4月8日からは緊急事態宣言が出される事態となり、お客様においても深刻な影響が出ていると考えられます。新型コロナウイルスに対する労務関係・金融関係の対策は他の記事にてご紹介させて頂いておりますので、今回私は「仕組みづくり」についての良書をご紹介させて頂きます。

他の記事にも書かれておりましたが、この新型コロナウイルスによって与えられた時間をチャンスと捉え、今までやりたくても時間がなくやり切れなかった「仕事の標準化」や「各階層の教育プログラムの整備」を進めることが、新型コロナウイルスが終息したあとの確実な飛躍へと繋がります。

本書は、仕組み化を進めていく中で前提となる「生産性とは何か」「そもそも仕組み化とは何か」や「具体的な仕組み化の進め方」「仕組み化を進める上でのそれぞれの壁とその克服方法」等が詳細に書かれておりますので、ご紹介させて頂きます。

著者である庄司 啓太郎氏は「株式会社 スタディスト」というマニュアル作成・共有プラットホームを作成している会社の取締役COOであり、業務効率化や生産性向上に関する講演をされている方です。

本書では、まず仕組み化する前の状態を整理すると「なぜやるのか（目的設定）」「何をやるのか（施策設定）」「どうやるのか（手段設定）」の3つに分けられると述べています。その中で「ムダ」が発生している仕事は、「なぜやるのか」という目的設定は的外れなことはないが、「何をやるのか」という施策設定と「どうやるのか」という手段設定という点でズレていると書かれております。そのズレを修正し、合理的なものに最適化することが大切です。

私もお客様と仕事内容を整理し仕組み化することが多くありますが、「この仕事のやり方は〇〇という目的でやっているから必要なんです。」とおっしゃられる方が多くいます。結果的に今までのやり方を継続したり、少しだけやり方を見直したりするだけで、生産性の劇的な改善には繋がっておりません。4月以降働き方改革がより促進されていく中で、目的はあるとしても手段を見直すことで「働きやすさ」や「生産性の向上」に繋がるのではないでしょうか。

また仕組み化を進めていく中で業務のタイプは3つあると書かれております。

①感覚型業務：長年の経験や知識を基に、瞬間的かつ感覚的に高度な判断を必要とする業務。「あの人だからこそできる業務」という個人への依存度が高い業務。

②選択型業務：いくつかの限られた選択肢の中から最適なものを選ぶ業務。選択肢と選択基準を体系化しておけば、結果のバラツキも抑えられるもの。

③単純型業務：誰がやっても同じであるべき業務。「感覚型業務」とは正反対で業務の属人性を極力なくし、いつでも誰でも安定的に同じ結果を出すことが望ましいとされるオペレーショナルな業務。

ただ上記3つのタイプは会社の方針やポリシーによって異なるものです。例えば、「見積書の作成」を例に挙げても、「営業マン個人の裁量に委ねて調整する会社」「価格体系を明確に決めて個人への依存度を出来るだけなくす」といったように会社の考え方で異なってくると説明されております。

まずは会社としてそれぞれの仕事を上記内容で「どうあるべきか」「どうありたいか」を整理する必要があります。その中で「選択型業務」と「単純型業務」を仕組化する必要があります。

他にも著書内では仕事の内容を見える化・標準化するやり方や整理した仕組みを確実に運用上での壁などが事細かに書かれております。私自身自社の仕組みも運用・定着させていくことが一番の課題だと感じております。結果的に整理したことに満足してしまい形骸化してしまうと今まで費やした時間やコストが無駄になってしまいます。全てのことを仕組化するのではなく、ぜひご一読いただく中で自社の仕組み化すべきもの等を整理する契機となれば幸いです。